5 روش مفید برای استفاده از ضبط مکالمات

پنج راه برای اینکه در کسب و کار خود از ضبط مکالمات استفاده کنید.

بسیاری از انواع مشاغل مانند دفاتر قانون و آژانس های دولتی برای اهداف قانونی خود از ضبط مکالمات استفاده می کنند. اگرچه مزایای بسیاری به غیر از این اهداف در ضبط مکالمات با مشتریان وجود دارد. ضبط مکالمات در صورت استفاده صحیح میتواند به ابزاری قوی برای داشتن بینشی عمیق از مشتریان و سازمان شما تبدیل شود. همانطور که می دانید سیستم تلفنی الستیکس (Elastix) امکان ضبط مکالمات خود را در شرایط مختلف به راحتی امکان پذیر می سازد، در مقاله زیر راه هایی که به شما در استفاد از مکالات ضبط شده کمک می کند را معرفی می کنیم. 

در اینجا پنج مورد وجود دارد که هر یک میتواند برای سازمان شما مفید واقع شود:

1.آموزش

اطمینان حاصل کردن از این که همه کارکنان به طرز مناسبی آموزش دیده اند و این آمادگی را دارند که در هر شرایطی پاسخگوی مسائل پشت تلفن باشند وظیفه بخش مدیریت است.
با قابلیت ضبط مکالمات پدیریت این توانایی را دارد که موقعیت های مختلف کارمندان با تجربه را مرتب کرده و در اختیار کاربران جدید قرار دهد و از این طریق مهارت های آنها را افزایش دهد

2.ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد موثر باید کارکنان را از یک نقد صحیح از تعامل آنان با مشتریان خود آگاه نماید. ضبط مکالمات همچنین میتواند به عنوان مدرکی حاکی از عدم دریافت نتیجه مطلوب و سندی برای پایان کار مورد استفاده قرار گیرد. و حتی می توان برای شناسایی کارکنانی که رفتار و نتیجه بهتری را در تعاملات خود با مشتری داشته اند از آنها استفاده نمود.
در زمان مرور برای دسترسی بهتر میتوان مکالمات ضبط شده را بر اساس کارکنان مختلف دسته بندی کرد و در پرونده شخصی آنها قرار داد.
به علاوه اینکه مدیران میتوانند متوسط زمان پاسخگویی و موارد حل و فصل شده و عملکرد کلی را در راه حل UC خود داشته باشند.
همه این اطلاعات وقتی با هم ترکیب شده و یکجا جمع شوند کمک شایانی به مدیران در زمینه ارزیابی عملکرد کارکنان خواهند کرد.

3.رفع اختلاف نظر ها

ضبط مکالمات می تواند به رفع اختلاف نظرات که عاملی شایان در شرکت های خدماتی و فروشندگان کالا میباشد کمک کند. نگهداری شکایات یک مشتری میتواند باعث حفظ تاریخچه او و رابطه اش با محصول شما باشد. در بر داشتن موارد نگرانی مشتری از خدمات و محصول شما موجب رفع وقوع شکایت های مشابه در زمان دیگر شود.

4. داشتن بینش عمیق تر از مشتری

شرکت هایی که از ضبط مکالمات بهره می برند علاوه بر داشتن مشکلات و شکایات مشتری, نیاز های آنان و انتطارات آنه و همچنین سوالات متداول پرسیده شده از سوی آنها را به راحتی در اختیار دارند. اینها همه کمک میکند که کارکنان مشتری را در بسیاری از مواقع بحرانی و مشکل بهتر شناسایی کرده و حتی برای مشکلاتش راه حل هایی از پیش تعیین شده داشته باشند.